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臨場感のある会議で海外事業所との確実な意思疎通を実現した
Web会議サービス「JoinMeeting」
日本電産コパル株式会社様 導入事例
海外事業所との意思疎通を目指して導入された「JoinMeeting」。「FENICSグローバルVPNサービス」を利用し、確実かつ安全な経営方針の伝達と迅速な反映を実現しました。
[ 2010年11月4日掲載 ]
| 業種: | 製造業 |
|---|---|
| 導入サービス: | Web会議サービス「JoinMeeting」 |
| 構築期間: | 検討0.5ヵ月、導入1ヵ月 |
| 構築ベンダー: | 富士通ネットワークソリューションズ |
| 1 | 経営方針を海外事業所に確実に伝える手段が欲しい |  |
Web会議サービスの導入により、臨場感のある経営会議を実現 |
| 2 | 経営方針を迅速に伝達するため、早急に導入したい | |
1ヵ月の短期導入により、機敏なビジネス展開をサポート |
| 3 | 経営方針という機密情報をやり取りするため、万全のセキュリティが必要 | |
既存のVPN回線の利用により、追加のコストをかけずに安全なWeb会議を導入 |
導入の背景
世界に誇るカメラ用シャッターのトップメーカー
日本電産コパル様は、世界1位のシェアをもつデジタルカメラ用シャッターなどを主力製品とする精密機器メーカーです。1949年の創業からカメラ用シャッターの開発に携わっており、長年にわたって蓄積されてきた豊富な開発ノウハウが強みです。1998年に精密小型モーターのリーディングカンパニーである日本電産株式会社様のグループ企業となり、さらなる事業展開を目指しています。
最近では手ぶれ補正機構一体型シャッターや薄型・高倍率のレンズユニットなど、その開発製品はますます高度化しています。また、光学機器製品はもとより、電子機器、金型・部品、システム機器に至るまで幅広い製品の製造を行っており、オプトメカトロニクスの総合メーカーへの躍進を果たしています。
求められた海外事業所への確実な経営情報の伝達
濱 裕幸氏
情報システム部部長
長引く不況の中、同社は日本電産株式会社様の代表取締役社長として日本電産グループを率いる永守重信氏の指導のもと、さまざまな社内の構造改革に取り組んでいます。
毎月開催されている経営会議もその対象となりました。「経営会議は全社が一丸となって事業計画を必達していくための戦略・施策が示される重要な会議です」と、同社の情報システム部部長である濱裕幸氏は語ります。永守氏から出された方針・戦略を全社に徹底するため、迅速かつ確実な情報伝達が求められます。
しかし、東京本社に出張して経営会議に直接参加できる国内事業所はともかく、中国、タイ、マレーシア、ベトナム、フィリピンにある海外の事業所は資料の配付だけとなっていました。そのため、経営方針の行間にあるニュアンスが、どの程度伝わっているのかわかりませんでした。
海外事業所の担当者を東京本社に出張させれば、情報伝達は確実に行えますが、毎回の海外出張に要する時間と費用の負担は大きなものとなってしまいます。
「コストをかけずに、経営情報を迅速かつ確実に海外事業所に伝達できる方法の確立が必要でした」と、濱氏は当時を振り返ります。
採用のポイント
経営情報のやり取りを支える「JoinMeeting」
同社は経営方針の海外事業所への伝達手段として、Web会議システムの導入検討を始めました。当初、専用型のテレビ会議システム導入を検討しましたが、「今回の用途では確実な資料共有が不可欠だったので、Web会議システムが最も適していると判断しました」と濱氏は語ります。
いくつかのWeb会議システムを検討した結果、同社が選択したのが、Web会議サービス「JoinMeeting」です。本サービスは、各拠点にあるWebカメラとマイクを設置したパソコンからサーバに接続することで会議を行います。接続中のユーザーの顔がクライアントソフトウェア下部にあるウィンドウに表示されるので、参加者の様子を確認しながら通話することができます。また、資料共有が可能なホワイトボード機能のほか、デスクトップ共有機能、チャット機能、ファイル転送機能など、さまざまな機能を搭載しています。
採用のポイントについて、「国内外のネットワークやセキュリティ関係の構築を担当している富士通ネットワークソリューションズ（FNETS）には普段から厚い信頼がありました。利用を目指していた次回の経営会議まで1ヵ月という状況でも、富士通のシステムなら対応できるのではと思いました。」と濱氏は語ります。
さらに、同社では、以前から海外事業所との内線通話やデータ送信用に「FENICSグローバルVPNサービス」を利用していました。この回線を活用することで、経営方針という重要な情報のやり取りの情報漏えいが回避されるだけでなく、通信事情の良くない海外事業所との通話品質を確保しつつ、追加コストを抑止することができました。
システムの概要
アジア5拠点と結びスムーズな会議を実施
「JoinMeeting」には、SaaS型からパッケージ型まで商品がいくつか用意されています。同社は、自社にサーバを置いて、ライセンス管理は富士通が行う「オンサイト型」を選択しました。またオンサイト型は、パッケージ型よりも導入にかかるコストが安く、スモールスタートに適しています。そのうえ、サーバの保守管理はFNETSが担当しているため、本来の目的である会議運営に注力することができます。
「JoinMeeting」を利用した経営会議は、東京本社と、タイ、マレーシア、ベトナム、フィリピン、中国という5つの海外事業所を結んで月1回実施されています。東京本社は全役員を含む40名、各海外事業所はCEOと経理担当者が参加し、約50名で2時間ほど行われます。
主に利用しているのは、音声通話とPowerPointで作成された資料を共有するホワイトボード機能です。「回線の細いマレーシアやフィリピンでも、資料の切り替わりはスムーズで利用時のストレスはありませんでした」と濱氏は語ります。
多拠点との会議でも混乱しない工夫を実施
運用時に工夫しているのは、通常は海外事業所のマイクはオフにして発言が流れないようにしておき、発言の指名があった事業所だけがマイクをオンにして発言するようにしていることです。これは、各拠点が同時に話して会議が混乱しないようにするためです。
また、海外事業所に流されている映像と同じものを東京本社の会議室でも別のモニターで表示しています。これは海外事業所と確実に資料共有できているかを確認するためで、経営方針という大切な情報を確実にやり取りするため、独自に工夫している点です。
導入の効果
「顔が見えるようになった」意思疎通を短期で導入
厳しい市況が続く中、経営方針を一刻も早く全社で共有するため、「JoinMeeting」の導入にはスピードが求められていました。こうした状況に対して、2010年1月初めの検討開始から同月中旬にはトライアル環境を利用して経営会議を実施、翌月の2月中旬の経営会議から本稼働を行い、1ヵ月での短期導入を実現しました。
さらに、資料送付だけだった以前とは異なり、会議全体の雰囲気が伝わるため、経営方針の確実な伝達が可能となりました。「Web会議なので当たり前のことなのですが、相手の顔が見えるところが大きいと感じました。海外事業所の担当者の顔色や様子から、数字には現れない生の気持ちが伝わってきて、共有感が高まりました」と、濱氏は強く語ります。
将来の展望
週1回の会議にも利用を拡大
同社では今後、月1回の経営会議に加えて、今後は週1回の統括会議や期ごとに開催される予算審議会にも「JoinMeeting」の利用を拡大することを予定しています。これらの会議には国内外から東京本社に担当者が出張して参加しています。これを「JoinMeeting」に置き換えることで出張費なども削減でき、1割を超えるコスト削減となることが試算されています。
「コスト削減の効果ももちろん期待していますが、担当者と臨場感のある会議を実施できる点が大きいと思っています。今後は営業会議や開発会議といった経営関連の会議以外でも活用していきたいと考えています」と濱氏は語ります。
富士通はお客様のご要望に応えられるように、Web会議サービスの向上になお一層努力してまいります。
営業からの一言
山本 秀明氏
富士通ネットワークソリューションズ株式会社 ソリューションビジネス本部エンタープライズ統括部 営業部
今回のお話は年末にご相談をいただきました。1月中旬の経営会議に間に合わせたいとのご希望でしたので、富士通関連部門協力のもとで全社一丸となって、最速でシステム構築に取り組みました。富士通ネットワークソリューションズ（株）（FNETS）は常にお客様の立場で、お客様の課題を解決していくことを目標に日々努力しております。今後も、日本電産コパル株式会社様のためにお役にたてるよう、継続してご支援してまいりますので、よろしくお願いいたします。
| 所在地 | 東京都板橋区志村2-18-10 |
|---|---|
| 代表取締役社長 | 井澤 茂 |
| 設立 | 1949年5月21日 |
| 資本金 | 110億8,049万8,864円 |
| 従業員数 | 16,035名（グループ） |
| 事業内容 | 製造業 |
| ホームページ |
日本電産コパル株式会社 ホームページ |
【ご紹介したサービス】
- Web会議サービス「JoinMeeting」
いつでも、どこからでも、インターネットを経由して簡単にWeb会議を行なえるSaaS型サービスです。
【導入事例（PDF版）】
導入事例 日本電産コパル株式会社様 （760KB / A4・2ページ）
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