Webビデオ会議システム「JoinMeeting」を全国のグループ会社で利用、移動時間や出張コストを削減

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導入の背景

全国規模の事業拡大により、会議や研修における移動時間とコストの増大が問題に

株式会社メディセオ・パルタックホールディングス様（以下、メディセオ・パルタックHD様）は、「医療用医薬品等卸売事業」と「化粧品・日用品、一般用医薬品卸売事業」を柱とする事業持株会社です。業種別という従来の枠を超えて誕生した「業態卸」であり、その規模は国内の全卸売業の中で最大です。
メディセオ・パルタックHD様は、平成12年に行われた3社合併によって、事業を一挙に全国規模に拡大。以降も数々の企業との経営統合などを経て、グループとして発展を続けています。現在では傘下のグループ会社は17社あり、その営業拠点・管理部門は全国約400ヵ所に広がっています。しかし事業規模の拡大によって、ある問題が浮上してきました。会議や研修のための出張の増加です。
「当社では、東京と神戸の2本社制をとっており、グループ会社も全国各地に点在しています。会議や研修のために社員が1ヵ所に集まるとなると、出張コストが増加するだけでなく、移動時間の増加が各自の業務を圧迫することになります。この問題を解決するためには、全国の拠点でWebビデオ会議システムを導入し、自らの職場にいながら会議や研修に参加できるような体制を構築することが必要だと判断したのです。」（川嶋氏）

メディセオ・パルタックHD様では以前、テレビ会議システムを数拠点で使用していました。しかし、「使用時間に応じて課金される従量制のためコストがかかる」「10拠点までしか接続できないため全国規模では利用できない」という問題があり、全面的に新しいシステムに切り替えることを決定。2005年10月から検討を開始したところ、富士通の販売パートナーであるカズヒロシステム株式会社から「JoinMeeting（ジョインミーティング）」の提案を受けたのです。

導入の経緯

「最大500拠点まで利用可能」という仕様が、導入の決め手となる

JoinMeetingは、インターネットを利用したASP型（注1）のWebビデオ会議システムです。最大500拠点まで利用できる、富士通システムセンターのサーバを利用するため短期間で導入できる、定額制の料金体系のため手軽に利用できる、などの特長があります。
「導入の際は、他社の製品も検討しましたが、当社はグループ会社を含めて約400の拠点があり、この拠点数をカバーできるWebビデオ会議システムはJoinMeetingだけだったのです。これが導入の決め手となりました。」（川嶋氏）

「率直に言って、Webビデオ会議システムには若干の音声の遅延、画像切り替えのレスポンスがワンテンポ遅れる、回線の安定性といった問題もありますが、これらは運用である程度カバーできると判断しました。また、JoinMeetingは資料データを画面に表示できるため、薬事情報の図や資料などが非常に見やすいというのも利点でした。」（伊藤氏）

メディセオ・パルタックHD様では、2005年12月にJoinMeetingの導入を決定。その後、2006年2月から2007年1月にかけて段階的に導入を進めました。現在では、グループ会社を含め108拠点でJoinMeetingを使用しています。ただし導入状況には差があり、まだ主要拠点のみという会社もありますが、エリア内に複数の島々があり拠点が分散しているという九州のグループ会社では、率先して全拠点に導入し、出張にかかる時間やコストの削減に大きな効果を上げています。

導入の効果

研修会用テキストの検討会など、JoinMeetingへの切り替えによって時間とコストを削減

メディセオ・パルタックHD様では、学術情報部・医薬業務部・システム支援部や財務経理部などの各部門でJoinMeetingを利用しており、東京本社と神戸本社の打合せをはじめ、営業責任者会議や仕入担当者会議、およびマネジャー連絡会などの各種会議に活用しています。
最も利用頻度が高いのは学術情報部です。メディセオ・パルタックグループ各社の営業担当者に対して医薬情報を提供するのが、各拠点にいる管理薬剤師であり、さらにその管理薬剤師に対して情報を提供するのが学術情報部です。

「学術情報部では、管理薬剤師対象の研修会を月1回開催しています。その研修会用のテキストは、東京本社、神戸本社、およびグループ各社の薬事関連部門が協力して作成しています。以前は半年に一度、12～13人が1泊2日で研修センターに集合し、各月の研修テーマの検討や作成したテキストの内容確認などを行っていました。今はJoinMeetingを使って、毎月検討会を行っています。この人数の出張コストや移動時間の削減はかなりの効果ですし、コストを気にせずに検討会の頻度を上げることができたのも大きな変化です。」（山中氏）

「各地での管理薬剤師向け研修会も、JoinMeetingで行ったことがあります。そのときは取締役に講話をお願いしたのですが、『取締役の話を直接聞く機会は少ないので、とても良かった』という感想がありました。今はグループ会社によって導入状況に差があるため、基本的に1ヵ所に集まってもらい、そこに講師が出向いているのですが、今後もできる範囲でJoinMeetingを利用していけたらと思っています。」（伊藤氏）

各地の社員の方からも、「出張頻度が減り、仕事が効率化した」「会議の中で自分に関係した議題にのみ参加する、ということもできるので、時間が効率的に使える」「全国的な会議でも、数多くの社員が参加できるので、あとから内容を報告する必要がない」等々の評価をいただいています。しかしメディセオ・パルタックHD様では、すべての会議や研修をJoinMeetingに移行しようと考えているわけではありません。

「JoinMeetingはコスト削減効果が非常に高く、出張が必要な会議を1回JoinMeetingに切り替えるだけで、その月額費用が回収できます。また、このJoinMeetingが向いているのは、営業実績や重点項目などの連絡や報告をする、講師が資料を使って講演する、司会者が発言者を指名して進行する、といったタイプの会議だと思います。フリーディスカッションが必要なタイプの会議は、集まってフェイス・トゥ・フェイスで行う必要がありますね。JoinMeetingだと、どうしても画像や音声に多少の遅延が出てしまうからです。コストと時間を削減しつつ、社内やグループ間のコミュニケーションの質を維持するためには、会議の種類に応じた使い分けが必要だと思います。」（川嶋氏）

将来の展望

活用範囲を広げ、導入拠点を増やしていくためにも、品質と安定性の向上に期待

会議・研修の手段としてメディセオ・パルタックHD様に導入されたJoinMeetingですが、現在も新しい活用方法や運用上の工夫について検討を進めているとのことです。

「JoinMeetingの活用範囲は、新入社員向け研修、医薬品メーカーの学術担当者を講師に招いての講習会など、まだまだ広げられると思います。また、偶数月は集合形式の会議、奇数月はJoinMeetingでの会議、というように運用上の工夫をするなど、いろいろトライしていきたいと思っています。」（山中氏）

「現在、導入拠点数を増やしていくよう、グループ各社に対して働きかけています。初期費用は必要ですが、それ以上の効果があるのは明白ですから。JoinMeetingによって時間やコストをどれだけ削減できるか、どんな会議にJoinMeetingを使うと効果的なのか、といったことを具体的に説明して導入を進めていくのが、我々の仕事です。そのフォローのためにも、音声・画像の品質や安定性などのさらなる向上をお願いしたいですね。」（川嶋氏）

メディセオ・パルタックHD様およびグループ各社様において、さらに多くの拠点でJoinMeetingをご活用いただくために、富士通では今後もJoinMeetingの機能・品質・安定性の向上に努めてまいります。

【株式会社メディセオ・パルタックホールディングス様 会社概要】

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