導入事例 財団法人 東京都福利厚生事業団様

大量帳票の出力から封入・仕分け・配送のサービスをワンストップで提供
作業負荷やコストを大幅に削減

東京都福利厚生事業団様では、東京都職員等に対する福利厚生事業の一環として、給付・助成・控除などのサービスを提供。その明細を記載した帳票を、富士通のプリントBPOを利用して、会員に発行しています。プリントアウト・封入・仕分け・配送手配の一連の作業をアウトソーシングすることで、年間約40万枚という大量の帳票発行業務の負荷を大幅に軽減しています。また東京都福利厚生事業団様では、オペレーターの常駐サービスも合わせてご利用いただくことにより、帳票出力のためのデータ作成負荷も軽減。サービスの連携が、情報システム部門の担当者を煩雑な業務から解放し、システム企画等のコア業務へと集中させています。

 本事例に関するお問い合わせ

導入の背景

170,000人の会員に対し、確実な帳票配布が要求される

[お客様]

鈴木 強一氏
財団法人 東京都福利厚生事業団 事務局 管理部 財務課 システム係長

横塚 隆志氏
財団法人 東京都福利厚生事業団 事務局 管理部 総務課 文書広報係長

東京都福利厚生事業団様は、東京都職員等を対象とした4つの互助組合を統合し、平成元年に財団として発足しました。地方自治の振興事業（中学生作文コンクール、都民コンサート等の実施）、福利厚生に関する調査・研究、社会福祉の促進事業、東京都職員等に対する福利厚生事業などを行っています。
「当事業団では、東京都職員等に対する福利厚生事業として、育児・介護助成、団体保険、積立年金、貸付金の控除など、さまざまなサービスを行っています。そして、サービスの利用者に対しては、利用したサービスの内容・金額・控除／給付日などの明細を記載した帳票を発行しなければなりません。」（横塚氏）

このサービスの対象である「東京都職員等」には、警察・消防関係職員を除く都職員、および東京都の監理団体等の職員も含まれ、会員数は約170,000人にものぼります。従って、それぞれ異なるサービス内容や金額を記載した帳票を、会員一人一人の手元に確実に届けるのは、非常に煩雑な作業になります。東京都福利厚生事業団様では、内部での作業負荷を軽減し、かつすべての会員に対して確実に帳票を届けるため、富士通のプリントBPOを利用しています。

システムの概要

帳票出力 - 封入 - 仕分け - 配送手配のサービスをワンストップで提供

扱う帳票が大量であっても、プリントアウト作業のみの場合は、お客様が内部で行うことも難しくはありません。しかし、プリントアウトした大量の帳票を封入・封緘する、宛先を記載する、封筒を宛先ごとに仕分ける、配送を手配する、といった作業まで内部で行うとなると、負荷はまったく変わります。作業のピーク時に合わせて設備や人員を確保すれば、閑散期は効率が悪化します。逆に設備や人員が不十分だと、ピーク時には本来の業務に支障が生じる可能性もあります。作業の正確性をどう管理するか、という問題も生じてきます。

富士通のプリントBPOは、プリントアウトから封入・封緘、仕分け、配送手配といった一連のプロセスをワンストップで提供しています。お客様での作業はプリントデータの用意だけになるため、帳票業務に関わる作業負荷が大幅に軽減されます。帳票発行業務に関わっていた人材を、本来のコア業務に集中させることも可能になります。

また、内部にプリントアウトや仕分けのための機器を設置する必要がないため、機器の運用・維持等に関わるコストやスペースが削減できます。

本サービスは、富士通のプリントBPOセンター（注2）を利用するので、セキュリティ対策や災害対策についても充実しています。また、お客様ごとに異なるさまざまなデータ形式や印刷用紙にも、柔軟に対応しています。帳票の分析や開発などのサービスも提供しています。

導入の効果

年間約40万枚の帳票を、約3,500箇所の事業所に対してスムーズに配送

東京都福利厚生事業団様では設立当初から、帳票のプリントや配送については外部の業者に委託していました。プリント業務のアウトソーシングに関しては、先駆者的なユーザー様と言えるでしょう。
「当事業団では、平成7年に福利厚生業務に関する総合情報処理システムを大々的に見直し、従来の大型汎用機を使ったシステムから、富士通のクライアント － サーバを使用した分散型のシステムに移行しました。それに合わせて、帳票のプリントや配送についても、富士通のプリントBPOに切り替えたのです。」（鈴木氏）。

東京都福利厚生事業団様が会員に対して発行する帳票は、年間約40万枚です。帳票は月次・年次に事業所単位で配送・郵送されますが、配送先の事業所は約3,500箇所に点在しており、年間の配送数は全事業合わせて約500便にもなります。この大量の帳票発行業務が、富士通のプリントBPOによってスムーズに行われています。

「帳票発行業務は非常に煩雑ですから、アウトソーシングを利用して負荷を軽減する、というのは発足当初からの考え方でした。富士通のプリントBPOは長年利用していますが、特にトラブルもなくスムーズに運用されているので、高く評価しています。」（鈴木氏）

また東京都福利厚生事業団様では、プリントBPOに加えて、オペレーターの常駐サービスもご利用いただいています。2つのサービスの連携が、アウトソーシングの効果を高めています。
「富士通のオペレーターに常駐してもらい、帳票出力のためのデータ作成作業をお任せしています。そのため、プリントセンターとのやりとりが非常にスムーズであり、こちらの希望にも柔軟かつ迅速に対応してもらえます。データ作成を含めた一連の帳票発行業務を富士通にお任せすることにより、当団体の情報システム部門担当者が煩雑な業務から解放され、システム企画等のコア業務に専念できているのではないかと思います。」（鈴木氏）

将来の展望

プリントBPOの利用により業務を効率化している東京都福利厚生事業団様ですが、今後もこのサービスを継続的に利用しつつ、システム全体を将来的な視点で見直していきたいと考えています。そのひとつが、帳票の電子化です。

「福利厚生関連の帳票は、個人情報に関わるものであり、どうしてもプリントアウトの形でお渡ししないといけないものも数多くあります。ですから今後も、プリントBPOの利用は必須だと思っています。しかし帳票の中には、電子化し、オンラインで処理が可能と思われる内容のものもあります。会員の利便性を高めるためにも、今後は帳票データの電子化や、Webを活用した帳票参照システムなども展開していきたいと考えています。富士通には、当団体のシステムに関する長年の運用実績がありますから、そこで蓄積されたノウハウを生かしたバックアップを大いに期待しています。」（鈴木氏）

富士通では今後も、プリントBPOのさらなる充実と共に、新システムの構築等においても技術力・総合力に基づいたサービスを提供していきます。

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。