自社サーバ不要のASP型グループウェア「JoinGear」が
短期間での導入と管理負荷の軽減を実現

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導入の背景

合併による新会社の発足に向け、ASP型グループウェアの導入を決定

「『旅』から新しい価値を創造し続けます」を企業理念とするJTB商事様は、トラベルグッズの販売、国内外のお土産品のカタログ販売、企業のセールスプロモーションのバックアップ、旅館・ホテルのトータルコンサルティングなどの事業を展開しています。

JTB商事様は、株式会社JTBトラベランド様の商事事業部門と株式会社JTBギフト商事様の合併により、2005年4月1日に新会社として発足しました。合併によるスタートということもあり、発足前にはグループウェアやメールのシステムが統一されてはいませんでした。自社サーバを使ったシステムを利用している部門がほとんどでしたが、既存のASP（注1）サービスや、一般的なISP（注2）のメールサービスを利用している部門もありました。

「自社構築型のシステムがメインだった頃は、我々情報システム部門の管理・運用負荷がかなり高いということが問題になっていました。また、利用しているシステムが統一されていないということで、障害発生時の対応にも苦労していました。そこで新会社発足のタイミングに合わせて、管理負荷の低いASP型のサービスにシフト・統一することを決定したのです。ただし検討開始時には、すでに新会社発足の日程が迫っていたため、極力短期間で導入できるということが必須条件でした。」（手川氏）
そこで候補に挙がったものの1つが、富士通の「JoinGear（ジョインギア）」でした。JoinGearは、インターネットを通じて掲示板、データライブラリ、文書管理、電子メール、ワークフローといったグループウェア機能を提供する、ASP型のサービスです。自社サーバではなく、富士通のシステムセンターのサーバを利用するため、短期間で手軽に導入できるのが特長です。サーバの運用は富士通が行うので、管理の負荷も軽減します。

導入の経緯

管理負荷の軽減・短期間での導入・直感的なインターフェースが導入の決め手に

JTB商事様では、2004年12月に新しいグループウェアの導入検討を開始。約3ヶ月の検討の結果、JoinGearの導入を決定し、2005年4月から稼動を開始しました。決定から約1ヶ月という短期間で稼動にこぎ着けられたのは、ASPならではの特長です。

JTB商事様がJoinGearに決定したのは、他にもいくつかの理由がありました。
「導入検討の際は、富士通以外の製品も候補に挙がっていました。しかしデモで実際の画面を拝見したところ、JoinGearは他社と比較して、利用者用画面・管理者用画面ともにユーザーインターフェースが直感的で、大変分かりやすかったのです。これはたいへん大きな決定要因でした。実際、導入後の社員教育としては、部門の代表者数人に対して簡単な講習会を行っただけでしたが、それで何の問題もありませんでした。こういった部分の負荷が抑えられるという点も、非常に助かりましたね。」（手川氏）
また、JTB商事様の社員数は約900名。全国100ヵ所におよぶ事業所があり、一部在宅勤務の場合もあります。また、海外にも拠点が広がっています。インターネットに接続できる環境があれば、どこでもすぐに利用を開始できるという特性が、企業の形態にマッチしたといえるでしょう。

さらに、JTB商事様本社ビルのメンテナンスという問題もありました。本社ビルではメンテナンスの都合上、年に1回、半日程度の停電が発生します。以前はその間サーバがストップし、業務に支障をきたしていました。しかしJoinGearならサーバが外部にあるため、停電中の本社以外の事業所は何の問題もなく使用できます。本社社員も、電源がありインターネットに接続できる環境を確保できれば、メール確認などの急を要する業務を継続できます。

導入の効果

Webメール機能が好評、情報共有機能も有効に活用

では、JoinGearの導入効果はどのような部分に現れているのでしょうか。
「運用・管理の作業が不要になったので、情報システム部門の負荷がぐっと軽減したのは確かです。以前はトラブルが起きても、自分たちで解決しなければならず、しかも部門や事業所によって環境が異なっていたため、かなり苦労していましたから。また、JoinGearはユーザー設定をCSV形式のデータで流し込めるんですね。他社の製品には少ない機能なんですが、Excelで管理していたユーザー一覧のデータなどを利用できるので、登録作業の手間が省けます。システム管理者の負担をできるだけ減らすという視点で、仕様が考えられているのはとても良いですね。」（手川氏）

実際にJoinGearを利用している社員の方々には、メール関連の機能が充実していることが評価されています。必要に応じて1人当たりのメール容量を増やすこともできるので、デジカメ写真などの大容量ファイルを送信する方々にも好評です。たとえばコンサルティング業務において、旅館のロビーや客室をデジカメで撮影し、そのデータを内装業者に送って相談する、ホテルから問い合わせを受けていた備品の写真データを業者から送ってもらう、といった活用が広がり、顧客満足度の向上に一役かっています。

また、JoinGearはPOPメール（注3）だけでなくWebメール（注4）も利用できます。Webメールは、インターネットとブラウザが利用できればいつでも・どこでも利用できるといったメリットがあり、これがビジネスのスピードアップにもつながります。外出や出張の多い社員の間では、利用度がかなり高いとのことです。

JTB商事様では、掲示板や施設予約などの情報共有機能も有効に活用なさっています。社員の方の声を伺ってみました。
「私の部署ではWeb販売に関する企画などを行っていますが、Webショップの新規立ち上げ、新企画のコンセプトなどのお知らせは、JoinGearの掲示板を使って発信しています。情報が一度に、スピーディーに全国の社員に伝わるので、積極的に活用しています。他の者は、施設予約などをよく使っているようです。日常、打ち合わせがかなりの頻度で行われるので、会議室などを誰が、何の目的で、いつ予約したか、といった情報がすぐ分かるのはとても便利ですね。」（市川氏）

将来の展望

ユーザーの声を反映したバージョンアップを期待

JTB商事様社内にすっかり浸透しているJoinGearですが、今後の機能向上も期待されています。
「JoinGearは、ユーザーの声を反映してバージョンアップを続けていると伺っています。ソフトのバージョンアップというと、自社サーバの場合はインストールの手間や、入れ替え時のシステム停止期間の発生など、いろいろな問題を考慮しなければなりません。しかしJoinGearはASPですから、そういった作業は不要ですし、停止期間も発生しません。自分たちが作業しなくても機能がアップしていくというのは嬉しいことです。これからもどんどん進化していってほしいですね。」（手川氏）

また、富士通に対しても、今後への期待が寄せられています。
「富士通とは基幹システムの構築などで、長年のパートナー関係にあります。当社は全国各地に事業所が点在しているので、富士通のように全国各地に拠点があってサポートしてくれるというのは、安心材料の1つですね。要望事項についても、いつもこちらの意図をきちんと汲み取り、誠実に対応いただいています。今後も、良いパートナーシップを継続していきたいと考えています。」（手川氏）
JTB商事様とのパートナーシップをさらに向上させるために、富士通では今後も、JoinGearの機能向上や各種サービスの充実に努めてまいります。

【株式会社 JTB商事様 会社概要】



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