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IP電話を活用した庁舎間の内線化で、市民サービス向上と通信コスト削減を実現!
導入事例 伊豆の国市役所様
静岡県の伊豆半島北部にある伊豆の国市。2005年4月に、伊豆長岡町、韮山町、大仁町の3町が合併して誕生しました。人口約50,000人。東側には箱根山系の山々が峰を連ね、西には城山、葛城山といった山々に囲まれ、南北には狩野川が流れる、自然の豊かな恵みを享受している市です。
合併に伴い、三庁舎が一体となった伊豆の国市役所様は、市民サービス向上と更なるコストの削減を目指し、拠点間の内線化に取り組みました。
これにより、庁舎間および出先機関との業務効率化と大幅な通信コスト削減を実現しました。
[ 2007年10月9日掲載 ]
| 導入事例概要 | |
|---|---|
| 製品: | IP Pathfinder RM10S、SIP多機能電話機、デジタル専用電話機 |
| 規模: | 長岡本庁舎、長岡本庁舎別館、韮山庁舎、大仁庁舎、学校等出先機関18ヶ所 |
| 構築期間: | 3ヶ月 |
| 課題と効果 | ||||
|---|---|---|---|---|
| 1 | スムーズな電話対応で市民サービスを向上させたい |  |
各庁舎に着信した市民からの電話は、他庁舎へも転送可能となりました。他庁舎管轄の用件であっても、市民に電話の掛け直しをお願いすることがなくなり、スムーズに電話対応することができるようになりました。 | |
| 2 | 既存資産を生かしつつ、通信コストを削減したい | |
老朽化した大仁庁舎のPBXのみIP Pathfinder RM10Sにマイグレーション。既存資産を流用することで、初期導入コストを大幅に削減しました。また従来は、外線で通話していた庁舎間・出先機関間も、データ用既設IP網を使用しVoIPを構築。拠点間を内線化することで、通信コストの大幅削減を実現しました。 | |
| 3 | コミュニケーション向上で職員の業務効率化を促進したい | |
拠点間の内線化により、コストをかけずに密に連絡ができるようになりました。コミュニケーションが密に取れるに伴い、業務効率の向上が図れました。 | |
導入の背景
3町合併に伴い庁舎間の内線化を検討
伊豆の国市役所様では、2005年に3町が統合されたことに伴い、従来3庁舎で分散していた業務の見直し、人員配置の適正化、TCOの削減などの課題解決に向け、様々な取組みを開始していました。
その中でも、電話業務に関する改善は市民サービスにも直結するため、早急に解決すべき大きな課題となっていました。
電話に関する課題の中で特に問題となっていたのは庁舎間の内線化でした。市民からの電話に対し、他庁舎の部門が担当する案件については、内線化できていないためその担当部門へ転送することができませんでした。従って、市民の皆様に電話のかけ直しをお願いせざるをえず、市民の皆様から改善や不満の声が数多く寄せられていました。
また、庁舎間の通話料金が通話料全体の約3割にも達していたため、内線化を図ることで通話料金を削減させることは予算面からも大きな課題となっていました。
鈴木 朋宏氏
伊豆の国市役所
企画部
情報システム課
「電話は、市民の皆様と行政を結ぶ大切なコミュニケーション手段です。3町が合併したという背景があるものの、電話が転送できないことで大変なご迷惑をおかけしていました。
また、合併後も旧庁舎は総合支所として相当数の職員がおりますので、庁舎間の電話も頻繁にあり、庁舎間の通話料も懸案事項としてありました。合併により住民サービスを低下させないためにも業務の効率化や内線化を最優先に実現させたいと考えていました。」（鈴木氏）
そのような中、大仁庁舎のPBXが老朽化に伴う設備更新時期を迎えたことをきっかけに、情報システム部門が中心となって、電話業務の見直し・内線化の検討を本格化。
検討にあたっては、組織の大幅な見直し・長岡本庁舎別館の新設も視野に入れつつ、初期導入コストを抑制するために既設電話機が流用できること、通信コストを削減するために既設のデータ用IP網を活用すること、行政全体として業務を効率化するため学校・図書館などの18の出先機関も含めてシステム構築することなどをポイントに、各社の提案内容を比較。
導入システムの仕様全体を入札設計書として取りまとめました。
「入札設計書の作成にあたって最も重要視したのが、できる限り既設機器を利用するということでした。既設機器の大半を流用することで、初期導入コストを何としても抑制したいと考えていました。」（鈴木氏）
システムの採用にあたっては、入札設計書に基づいて、競争入札を実施しました。その結果構築されたのが、富士通のオフィス・イノベーションモデル「マイグレーションモデル」（IPテレフォニーシステム「IP Pathfinder RM10S」）でした。
「音声データを既設のデータ用IP網に乗せるということで、音声遅延が発生するのではないかという不安がありました。しかし、庁舎間をまたぐ電話であっても全く問題なく通話でき、また、データ系の遅延もなかったため、計画通りにシステム導入を進めることができました。」（鈴木氏）
システムの概要
老朽化した大仁庁舎のPBXのみIPテレフォニーシステム「IP Pathfinder RM10S」にマイグレーション。既存資産を流用することで、初期導入コストを大幅に削減しました。
また従来は、外線で通話していた庁舎間・出先機関間も、データ用既設IP網を使用しVoIPを構築。拠点間を内線化することで、通信コスト20%削減を実現しました。
導入の効果
庁舎間通話の内線化で市民サービス向上
諸伏 次雄氏
伊豆の国市役所
大仁支所
地域振興課
「IP電話ということで、使い勝手が悪くなってしまうのではないかと正直不安でした。しかし導入してみて、ボタンの割り振りなども今まで使っていた電話機と同じように操作できたので全く問題はありません。
また、これまでは、庁舎間の内線化ができていなかったので、他庁舎部門が担当の案件については、電話のかけ直しをお願いせざるをえませんでした。IPテレフォニーの導入により、他庁舎へも転送できるようになったので、かけ直しなどの手間ももちろん、料金面でもご迷惑をおかけすることがなくなりました。
同様に、内線化できたことで、職員間の連絡も取りやすくなりました。連絡が密にとれるようになったことで効率的に業務ができるようになったと感じています。」（諸伏氏）
後藤 ひろみ氏
伊豆の国市役所
大仁支所
地域振興課
「導入当初は、音声にエコーがかかっていて聞きとりにくいこともありましたが、PBXの微調整ですぐに解消できたので、問題はなかったですね。
また、既存PBXをはさんでいることもあり一部で内線番号が表示されないという課題は残っていますが、庁舎間をまたいでもほとんどの内線番号が表示されるようになったので、どの部門からの電話かがわかるし、相手部門の内線番号を都度聞く必要もなくなったので、非常に便利になりました。」（後藤氏）
将来の展望
「内線化により庁舎間の通話料金がかからなくなったこともあり、従来と比較し通信コストが削減されています。
今後は、他庁舎PBXをフルIP化することで、さらなる通信コスト削減に取り組んでいきたいと考えています。」（鈴木氏）
【営業からの一言】
富士通ネットワークソリューションズ株式会社 ネットワークエンジニアリング本部 東海支社 静岡支店
村松 光昭
IPテレフォニーシステムは、既設の電話機を流用できるので、導入コストを削減することが可能です。また庁舎間の内線化を図ることで通信コストも削減できます。今後もIPテレフォニーを活用することで、他の市町村様のコスト削減や内線化のお手伝いをしていきたいと考えております。
様々なソリューションを組み合わせてご提案することで、伊豆の国市様はもちろん、市民の皆様にもご満足いただけるような「夢をかたちに」したシステムをご提供して参りたいと考えています。
【伊豆の国市役所様 概要】
| 市長 | 望月 良和 |
|---|---|
| 市制 | 平成17年4月1日合併（伊豆長岡町、韮山町、大仁町） |
| 本庁舎所在地 | 伊豆長岡本庁舎 静岡県伊豆の国市長岡340番地の1 |
| 人口 | 50,011人（平成17年国勢調査） |
| 職員数 | 415人（平成18年度） |
| 予算 | 158億9,000万円（平成19年度） |
| ホームページ | http://www.city.izunokuni.shizuoka.jp/ |
第1次伊豆の国市総合計画
総合計画は、行政運営を総合的、計画的に進めていくための計画です。今後10年間の伊豆の国市のまちづくりをどのように進めていくかの指針となるものです。この総合計画は、合併時に策定した「新市まちづくり計画」を基本として策定しています。内容は、特に、国際的・広域的な考えに基づき、伊豆半島における伊豆の国市のあり方を踏まえ、当市が伊豆半島において中心的な役割を果たす市となるために実行する戦略を新たに位置付けています。
安全、安心、健康のまちづくり
健康を維持し、活力に満ちた生活を送るためには、安全で安心な「食」が不可欠です。そのために、「食」を中心に、農業、環境、観光分野での有機的な連携を促進し、同時に科学的手法による市民のウエルネスマネジメントを構築します。
具体的には、安全で安心な食材を市内で生産し、市民はもとより観光客へも提供し、地産地消の実現を目標とします。また、一般家庭や宿泊施設等から食品残渣を回収し、これを堆肥化することで資源の還元も図っていきます。そして、これらの事業を複合的に取り組んでまちづくりを進めていくことで、農業振興や経済循環、資源循環を進めていきます。さらに、静岡県の推進している「ファルマバレープロジェクト」との連携・協働施策を積極的に実践する中で、現在取り組んでいるがんの早期発見を進めながら、市民の健康づくりシステムの構築も図っていきます。
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