グループウェア
FUJITSU ビジネスアプリケーション JoinGear
JoinGear導入物語 第6話

第6話   新商品 JoinGearの全貌。

ユーザーの声が活かされてるんだ

2日後、ひろみは社内の会議室に三田を迎え入れた。2年前にVPOの説明を受けたあの日のことを思い出す。
「VPOを利用してきたお客様は新商品のどんな点を評価し、何を望んでいるか。この2ヶ月間、特にヘビーユーザーにご協力いただいてまとめました。御社を含め650社15万人のユーザーのみなさんが我々の知恵袋になっているのです」
三田はそんな言葉から話を始めた。過去の実績を分析し、次の商品企画に結びつける。営業企画のセオリーだ。
「まず、5年前の当初の企画が評価された項目です。インターネットの便利さを最大限に活用し、いつでもどこでも使えること。メールを含めた万全のセキュリティ。アウトソーシングなので社内に専門家が不要。自社のやり方で情報共有ができる。特に5年前からメールのウイルスチェックを実現してきたことが評価されています。他社が実現したのはやっと最近ですから」
どれも2年前の自分が求めた機能だった。ひろみもそれらを評価する意見に異論はない。
「次に、お客様の具体的なニーズです。管理者をもっと楽にしたい。時代に合わせて携帯電話と連携したい。自分にとって重要な情報だけを選択して読みたい。これらのご意見はストレートにVPOの改善項目につなげ、これまでも取り組んでまいりました」
社内の情報共有が進めば進むほど欲しくなってくる機能なのかもしれない。挙げられたニーズは、ひろみも三田に口うるさくリクエストした憶えのあるものばかりだ。
「今回の新商品JoinGearは、そうした取り組みの延長に位置付けられるものです。これまでお寄せいただいたニーズのうち、JoinGearが初めて実現する機能がいくつかございます。それらをご説明いたします」
ここからが本題だ、と言うように、三田はひと呼吸置いた。

JoinGearなら勝てるの?

傾き出した冬の日差しが窓から入り込む。ひろみは、ボードの照り返しを避ける位置に席を移した。
「例えば、桜井さん、以前、画面表示のカスタマイズはできないのかお問い合わせいただきましたよね」
ひろみが座り直すのを待ってから、三田が問いかける。
「ええ。管理者としてできたらいいな、と思っていたんですけど、利用者からも要望がありまして」
「JoinGearでは、操作がより簡単に、画面の見栄えが良くなるだけではなく、自分にとって重要な情報だけを選択して表示できるようになります。TOP画面も自分用にカスタマイズが可能です」
「…えーと、ユーザー個人のレベルでカスタマイズできるということですか?」
「ええ。ただし管理者が許可すれば、ですが。これはJoinGearが可能にする管理者権限のひとつに過ぎません。桜井さんもご経験なさったと思いますが、情報共有を導入したばかりの時期の管理者は、システムについて来ない人が気になるものです。全員が使わなければ紙の配布をやめるわけにはいきませんからね。この点JoinGearでは、誰が参加したか(最終ログイン一覧表)、どの掲示板に人気があるか(フォルダ毎の最近3ヶ月利用実績)、そして特定の、例えば社長の発言を誰が読んだか(発言の参照者一覧)などを管理者がその場で知り、必要な対策をとることができるようになっています。また、古くなった発言を自動で削除できたり、重要なデータをまとめて自分のパソコンに保存できるといった機能も、管理者業務をさらに楽にするでしょう」

現在の管理者である後輩の喜ぶ顔が目に浮かんだ。しかし、情報共有はユーザー全員のものであり、管理者のためだけにあるのではない。
「利用者にとっての利便性はいかがでしょうか」
「もちろん、確実に増しています。例えば、回覧板機能で実現するグループのTo-Doリストです。『いついつまでにレビューお願い』とメッセージを付けて資料を一緒に回覧すれば納期管理がスムーズになるでしょう。回覧と言っても同報ですからすぐ全員に届きますし、回覧を見たか、その反応はどうかといった情報も関係者内で共有できます。また、会社ではPOPメーラを使い、出張先や自宅ではブラウザでWebメールを使いたいという声に応えて、Webメールの機能を充実しました。特に情報システム部門では、公式にはWebメーラを推奨し、POPメーラは個人の選択にまかすところが多くなっていますね」
これまで何度もリクエストしてきた機能が実現されている。しかも期待以上だ。ひろみの気持ちは大きく傾いた。だが、価格のことも知りたいし、上司の顔も浮かんでくる。
ひろみの迷いを知ってか知らずか、三田は話をまとめに入った。
「概要はざっとこんなところです。いかがでしょうか。御社のニーズにもお応えできるものと確信しています」
もちろん即断はできない。
「三田さん。申しわけないんですが当社の評価委員会でプレゼンをお願いできないでしょうか。実は、役員の知り合いの会社からも売込みがあって、この際だから他社製品も含めて徹底的に比較しようということになってしまって」
「それはいい機会です。ぜひやらせてください」
「私としては、今さら自社構築型のWebグループウェアに戻したくないんです。ハード・ソフトの手配や陳腐化の悩み、毎日の運用の大変さに加えて最近のセキュリティ対策の重要性を考えると、専門家のいない当社には絶対無理だと思います。でも自社構築の方が見かけの費用が安いから、総務役員が心を動かされてしまって…。ただ、ASPの優位性を別にして、どちらが便利で使いやすいかが決め手だとすれば、正直言って今のVPOは負けている気がするんです」
三田は穏やかな表情を崩さずに聴いている。
「JoinGearだったら勝てるんでしょうか?」
「ご安心ください。他社には機能でも充分に勝てますよ。他社比較では、毎日使う実用的な機能でかなり優れているという分析結果も出ています。プレゼンでは、そこを重点的にご説明しましょう」
力強い言葉だった。賭けてみよう、と、ひろみは思った。

いざ!評価委員会へ

プレゼン当日、三田の出番は午後一番だった。幸いなことにライバル2社のプレゼンは午前中に済んでいる。ひろみは、誰よりも緊張しながらその時を迎えていた。
「御社の場合はASPのメリットは充分にご存知と思いますが、改めて自社構築との比較表を添付しました。管理者が楽、セキュリティが充分、費用が平準化されるなどがASPサービスの利点です。一見、自社構築の方が初期投資だけで済みそうに思えますが、システム運用を自分たちで行うことを考えると生涯費用には大差ありません。むしろ、専門家が不要、管理者も楽、セキュリティが万全なASPの方がかなり有利ではないかと思われます。また24時間365日の運用サポートも、海外に取引先が拡大するグローバル化やスピード重視の時代には必須条件になっています」
三田はここで、流れよく一枚の表を示した。
「機能については、こちらの比較表をご覧ください。掲示板やライブラリなどの情報共有機能を詳細に比較したものです。機能が存在するものは、一部の機能があるものは△、そして対応機能がないものはで表現してあります」
出席者の視線が、一斉に表に注がれる。
「A商品、D商品はともに1万社以上のユーザーを抱える有名なWebグループウェアですが、このように詳細に比較すると、当社のJoinGearの優位さがよく分かります。やはり5年間のお客様の声を反映してゼロから作り直したことが大きいと言えるでしょう。同様にワークフローやWebメールなど、日常的によく使う機能でも同じ傾向が表れています」
三田はこのあと、新商品ならではの機能を実際の画面を交えていくつか説明した。プレゼンが始まって、すでに40分が過ぎていた。

専務との直接対決!

「質問してもいいですか」
2年前にVPO導入を即断した専務が口火を切った。
「桜井から聞いたのですが、発売前にユーザーの反応を確認したとか。どんな様子でしたか」
「はい、特に管理者の機能を充実したことが喜ばれています。例えば、利用者の参加状況がリアルタイムで分かります。情報共有を推進する管理者の立場で改善された機能はお客様に好評です。また、VPOユーザーの多くが早期の乗換えを希望されています。従来と同等の月額費用でディスク領域が増えたり、機能が 2倍以上に使いやすくなるという点を評価していただいているようです」
「差しつかえない範囲で、他社の様子も教えてください」
質問の切り口が変わった。やはり専務は視点が違う、とひろみは思った。他社動向も見極めたいということだろうか。しかし三田は動じなかった。
「ある会社では、従来のグループウェアが翌月に保守停止なのであせっておられました。関連するOS機能を上げるためのバージョンアップの費用も大変だとのことでASP導入を検討されていたのですが、 JoinGearの自由帳票を作れるワークフローPro機能が決め手になりました。他のWebグループウェアではまだ実現できていないそうです。別の会社では、今までのWebグループウェアにはアクセス権の設定機能がなく、苦労されていました。利用者を限定できないため部外秘情報が扱えず、また、社長のスケジュールは非公開にしたいのだとか。JoinGearはアクセス権がしっかりしていますからご満足いただけます」
専務は黙って聴いている。
「流通業を中心に中堅企業の商談も多くなっています。メール運用の次の段階としてASPグループウェアを検討される企業が多いのです。自社向けの特注品を作っても数年ごとに作り直しが必要ですが、ASPを採用すればバージョンアップの費用もかからず、常に最新のハード・ソフト・アプリが利用できます。
また、1000人を越えるような大企業では、セキュリティやシステムの運用負担を考慮して、メールサーバを外に出そうとしています。最近、雑誌記事でもよく見かける話題ですね」
ひろみは驚いていた。三田の頭の中には、どれほどの事例が詰め込まれているのだろう。
「当社のある営業部門では、JoinGearの商談が流行なんだそうです。理由としては、インターネットの費用下落と高速化、JoinGearの低価格、機能の優位性、万全のセキュリティ、そしてASP5年の実績などが考えられますが、実際は『時代がASPに追いついてきた』ということなのかも知れません」
さらに質問が相次ぎ、予定の1時間は大幅にオーバーした。質問の多さは、関心の高さを示している。ひろみの目にも、出席者の感触は良いように映った。
「他に何かご説明はありますか」
進行役の伊藤課長だ。その声に促されて、三田はゆっくりと口を開く。
「実は、建設業のあるお客様から強い要望があり、スケジューラの詳細データをCSVにバックアップできるようにしました。最新の予定は実績とほぼ同じなので工事記録として残したい、というニーズです。
同じ機能を、別の会社は営業部門のSFAに使いたいとおっしゃいます。個人の営業効率が分析できるというわけです。この機能をご説明すると、あちこちで皆さまの興味を強くひきます。それぞれのニーズに添ったかたちで、ひとつの機能が活かされていくのです。こうした例に象徴されるように、私たちは、本当に皆さまのお役に立つ機能は、皆さまのお声の中にこそあると思っています。今回のJoinGearも、そのようなお声の積み重ねとして、皆さまによって作られたものです。私たちは、今後ともさらにご協力をいただき、これを発展させていきたいと思っています。本日はありがとうございました」
気がつくと、ひろみは小さく手を叩いていた。やがてそれは連鎖反応のように広がり、狭い会場は大きな拍手に包まれた。ひろみは勝利を確信した。
専務が立ち上がり、三田に手を差し出す。
「いやあ、ありがとう。またお願いしますよ。皆さんの意見は聞いていないけど、反対はないだろう」
ふたりが交わす固い握手を、ひろみは夢見心地でみつめていた。その瞬間、三田と目が合った。
三田は笑っている。ひろみは、大きな達成感とともに、精一杯の笑顔を返すのだった。

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