グループウェア
FUJITSU ビジネスアプリケーション JoinGear
JoinGear導入物語第9話

第9話 SaaS型専用メールシステムと組み合わせ

解決できない奈緒子のなやみ

週末に音楽大学で開かれている定期演奏会で会うことにした。指揮者はプロの交響楽団で活躍のベテランで人気も高いし、演奏者は学生といっても幼稚園から練習しているので、ひろみの耳には十分。年会費はうそみたいに安いのに年間の公演数は200回を越す。毎週届く公演案内のメールに誘われて、最近では音楽づけになっている。

「音楽を聴くなんて久しぶりでうれしい。ひろみ、元気だった?」
「あなたも元気そうね。音楽会の前に相談したいって、今日はなんの話?」
「じつは、うちのグループウェアが古いので、入れ替えようという話がでてきたの。そこで、ひろみの会社が使っているJoinGearを検討したけど、いくつか難問がでてきてしまった」
「おや、そうなの。何でも聞いて」さそわれて、奈緒子はためらいがちに切り出した。
「そう言ってくれると相談しやすいわ。情シス部門のひとがいった話だから怒らないでね」と一呼吸おきながら、「率直に言うとグループウェアは一流だけど、メールは他社の方がいいのかな」と続けた。
するとひろみは、「そんなことはないわよ。Webメーラの機能は他社に負けてないし、たまった古いメールは圧縮して自分のパソコンに保管もできる。どこが悪いっていうの?」と、思わず前のめりになって反論してきた。
「ほら、もうふくれてる。JoinGearのこと愛しているのね」
「だって、理不尽な言いかたをするからよ」
「違うのよ。最近では、メーラの機能よりも保管できるディスク容量に注目が集まっている。大量に届くメールを入れるには大きな入れ物が必要で、大きいことはいいことだって単純な、は・な・し」やっと、ひろみも落ち着いてきた。
「うちは100名規模の会社だからあまり大きなメールはないけど、そういえば購買部門のひとから聞いたことがあるわ。取引先の大企業から、平気で大きなメールがボンボン飛んでくるそうよ」
冴えない顔の奈緒子には、まだ悩みがありそうだ。
「それとね。うちはアパレル業界なのでけっこう自由だったけど、こんど銀行出身の社長がきたら、Outlook などのPOPメーラは禁止で、Webメーラを使いなさいって。それに、社外発信メールは上司承認が必要だって」
「それは大変ね」と、ひろみは同情よりもびっくりの気持ちが大きい。
「それに加えて、メールの送付ミスは絶対ならんとお達しが出て、社内はテンヤワンヤ。銀行とは企業文化が違うので、なかなか対処できないんだ。この悩み、解決できるかなぁ」
「だったら、最近話題のエルゴはどうなの。クラウドの代名詞のように有名だし?」
「エルゴはだめよ。確かにひとり25GBは魅力よ。だけど、どこにセンターがあるのか分からないのでは誰も賛成しない。それに上司承認やメールの誤送信対策など、聞いたこともない」
「そうかぁ。奈緒子のところは大きい会社だから、セキュリティ対策も大変ね」
「そうなのよ。税理士の先生からも内部統制にきちんと対応しなさいって言われるし、正論だから反対はできないけど、正直、みんな落ち込んでいる」と言いながらも、ポッキーを口に放り込んでいるのだから、奈緒子には困ったものだ。
ふっと、ひろみは三田さんのことを思いだした。「そうだ。この間、富士通の営業さんがきて、ナイショと言いながら新しいメールのさわりを話してくれたの。そのときは聞き流したけど、ディスクが増えるとか、上司承認などがあったような気がする。奈緒子の悩みが解決するかもしれないぞぉ。この間、正式に発表されたはずだから聞いておくわね」
「助かった。これでやっと演奏会モードに戻れる。今日は何の曲だったっけ」と、奈緒子はサバサバしている。
「うん、オーケストラがポップスの曲を演奏してくれる。『A列車で行こう』とか『コパカバーナ』とか、きっと楽しいよ。そろそろホールにはいらない?」

奈緒子の悩みとは関係なく、この日の演奏会はとても良かった。台風一過の快晴に無料招待という追い風もあって、会場は満員に近い盛況。歌詞とメロディを与えると、架空の女性ボーカルが歌ってくれるというしかけは、ひろみも知っていた。このソフトウェアを使った卒業生の作品に、今夜はオーケストラが共演。これは世界で初めての試みだ。演奏メンバーだけでなく観客も大喜びで、終わったときには大きな拍手が鳴りやまなかった。外に出ると、中空に冴えた満月が明るい。メロディを思い出しながら、とりとめのないおしゃべりを楽しむと、駅はもうすぐだ。

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頼りがいのある新商品

翌日すぐに、ひろみは富士通の三田に連絡をとった。奈緒子の会社に来てもらう方が話は早い。来週火曜日のアポが決まった。当日は、奈緒子の会社の情シスの仲間も出席するという。ちょっと大げさな話になってきたようだ。

「ごめんなさい。まだ商談化するかどうかわからない話に来てもらって」と、奈緒子は軽くあやまった。しかし、三田にとってはいい話だ。
「営業は煙の立つ前に現場に到着するのが理想です。呼んでいただき光栄です」と恐縮する三田に、奈緒子は、「では、詳しい話は情シス部門からしてもらいます」と主任を紹介した。
「じつは、当社はグループウェアというより、メールを中心に活用しています。海外との取引も多いし、アパレル関係は商売のスピードが要求されるので、数多くのメールが飛び交っています。しかも商品写真やアパレルCADのデータを添付するので、ディスクがいくらあっても足らないのです。いちおう、ひとり100MBというガイドラインは設けていますが、特にチェックはしていません」
「それは大変ですね。海外で使うことを考えると、24時間運転も要求されるでしょうし」
「そうなんですよ。少ない情シス要員で自社サーバを運用するのはとてもきつくて」と、ついグチが出る。奈緒子も横から口を出してきた。
「それに、最近は内部統制だといって、スパム対策やアーカイブも要求されるんですよ。うちの税理士さんたら社長の方針が出たもんだから、『社外に出すメールは必ずチェックを入れてくれ』とか、『送付先を間違って情報漏えいなどしないように』とか、それはもう厳しくって」
ひろみは、ちらっと三田に目を向けた。まだ余裕がうかがえる。
「ご安心ください。JoinGearと同じく、SaaS（サース）型のメールシステムがあります。先日発表のFenicsメールの最新版を採用すれば、御社の要件は満たせます。Webメールには、金融業界の要求にも対応できる機能を備えていますので、税理士さんにもぜひご紹介させてください」

同席しているひろみが割り込んできた。
「ふーん。さわりでいいから、三田さん、その新機能を少し説明してくれない?」
「では、分かりやすいように、いま人気の他社サービスと比較してみます。まず、メールディスクの量では、Fenicsメールは大きく負けています」
「それじゃあ、他社の方がうちに合っているかな」と、主任はすぐに反応する。
「でも、25GBものディスクは本当に必要ですか。いま御社ではひとり100MBという制限をしているなら、その250倍。必要以上にメールを多用して、整理整頓がおろそかになりますよ。社員が情報を共有するというより、社員個人が自分の情報を独占する傾向がでます。共有というよりは情報拡散ですね」

みなに囲まれて熱心に説明する三田の話は頭では分かるけど、なぜかひろみは、「ひとり25GBのディスク」に魅力を感じている。しかし、ここは三田も負けてはいない。
「みなさん、一年間にどの位のディスクを使っているか、把握してますか」
「そういえば、考えたこともないなぁ」
「意外と知らないんですよね。私の場合では送受信で年間1GBほどです。この25倍ということは、全社員の25年分のメール情報を第三者にあずけるということです。ちょっと、気味悪くありませんか」
そう言われればそうだ。ひろみは、「その会社やサービスが25年も続くという保証もないし」と、こちらも心配になってきた。三田は、さらに話を進める。
「ここに示すように、エルゴと比較すると、Fenicsメールにはセキュリティ強化の機能が加わって、かなり優位です。社外送信禁止や上司承認もありますよ。すべてのメールを上司が見るのも大変ですから、社外に出すメールだけを上司承認の対象にすることも可能ですね」

奈緒子は少し興奮してきた。
「すごいじゃない。あと、送付先間違いを解決してくれたら満点ね」
三田は、カバンから何枚かの書類を取り出した。
「この資料をご覧ください。これは、ある企業の誤送信メールを分析した結果です。アドレス関係が86%を占めていて、その内訳をみると宛先の指定ミスが88%です。アドレス帳に登録するときのミス、この12%は仕方ないとしても、自分のアドレス帳と比較するだけで、88%の誤送信の大半は防げます」
ひろみも、なんだか乗り気になってきた。
「ふーん、そうなんだ。具体的な操作はどうなるの」
「では、少し詳しく説明しますね。アドレス帳にない宛先にメールを送付する際は警告画面がでます。またメール内容を分析して、「社外秘」や「個人情報」などの事前に登録した特定語句を見つけることも可能です。この場合は、特定語句を修正しなければ、発信はできません。これで、うっかりミスはかなり防げませんか」
ウンウンとうなづきながらも、主任から質問が追加された。
「ところで、携帯からも利用できますか。営業部門が社外でも使いたいとうるさくって」
「もちろん可能です。ここで『モバイルメール』を個人単位に選択できます」
「いやあ、助かりました。新Fenicsメールがあれば、何と税理士さんに納得してもらえそうです」
といいながら、主任は「ディスクを個人単位で振り分けができますか」とさらに細かい。
「可能です。組織として、ひとり100MBと1GBのタイプのどちらかを選択いただきますが、10GB単位のディスクを追加して自由に割り振ることもできます」
「やっぱり三田さんにきてもらって良かったわ。主任さん、2週間で導入OKらしいから早く入れてね」と奈緒子はウィンクまでしている。
「いや、そう言われても困る。稟議やなにやら、社内の説得も必要だし（ブツブツ・・・）」